TUJUAN, SASARAN PROGRAM, DAN POKOK-POKOK KEGIATAN PROGRAM GUGUS KENDALI MUTU

1.      Tujuan Gugus Kendali Mutu

Tujuan gugus kendali mutu dapat pula diterjemahkan sebagai keuntungan yang diperoleh dengan adanya kegiatan gugus kendali mutu dalam perusahaan atau organisasi. Tujuan gugus kendali mutu tersebut adalah :

1. Meningkatkan keterlibatan karyawan pada permasalahan pekerjaan, dan upaya pemecahannhya.
2. Menggalang kerja sama kelompok (team work) yang lebih efektif.
3. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah.
4. Meningkatkan pengembangan SDM baik pribadi maupun kepemimpinannya.
5. Menanamkan kesadaran bahwa mencegah lebih penting dripada memperbaiki.
6. Mengurangi  kesalahan dan meningkatkan mutu.
7. Meningkatkan motivasi dan komunikasi dalam kelompok.
8. Menciptakan hubungan kerja antara atasan dan bawahan yang lebih serasi.
9. Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya.

            Atas dasar uraian diatas, berikut ini dikemukakan bahwa dalam gugus kendali mutu tersebut, maka diperlukan peningkatan keterlibatan pegawai pada permasalahan pekerjaan baik dalam merencanakan tugas, mengimplementasikan rencana tugas serta mengendalikan rencana tugas. Dalam perencaaan tugas tersebut, secara khusus Terry dalam Winardi (1986:163), menyatakan bahwa:

“Perencanaan (planing) adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan fakta yang lain; kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki”

Dengan demikian, perencanaan tugasa adalah tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fajta dan membuat setra menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi setra merumuskan aktivitas-aktivitas tugas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

Selanjutnya, dalam gugus kendali mutu ini juga bertujuan menggalang kerja sama kelompok (team work). Dalam kaitan ini adalah dalam rangka meningkatkan peran masing-masing pegawai dalam mencapai tujuan bersama antara lain dengan  melakukan transformasi peran individu yang menuntut kemampuan, cara kerja, cara pikir, dan peran baru pegawai. Untuk dapat melakukan proses repositioning dengan baik, maka organisasi perlu mempersiapkan pegawai yang mampu bersaing di masa depan dengan team work yang tangguh. Membentuk tim kerja dan komunikasi yang terbuka dengan seluruh pegawai adalah sangat penting sekali bagi organisasi, karena dengan tim kerja pegawai tidak hanya dalam rangka menyelesaikan tugas atau pekerjaan saja, tetapi juga terjadi Sharing knowladge. Mendapatkan pelajaran (Sharing knowladge) dari karyawan lain dalam satu team, yaitu setiap individu diharapkan mampu untuk mempengaruhi hasil kerja tim dan secara tidak langsung akan meningkatkan kemampuan pegawai.

Komunikasi yang terbuka tentang kekuatan dan kelemahan dalam kegiatan organisasi serta tantangan pesaing yang harus dihadapi, serta permasalahan yang menyangkut pegawai seperti kesempatan karier dan kompensasi pegawai. Sehingga dengan pembentukan tim dan komunikasi yang terbuka di antara pimpinan dan anggota tim akan menciptakan lingkungan yang kondusif serta mendukung peningkatan keahlian dan kemampuan pegawai dalam menyelesaikan ermasalahan yang sulit sekalipun yang pada akhirnya akan menciptakan kultur yang mendukung program pengembangan pegawai baik pribadi maupun kepemimpinan.

2.      Sasaran Program Gugus Kendali Mutu

Isi program  pelatihan ditentukan oleh identifikasi kebutuhan dan sasaran pelatihan. Agar isi program pelatihan efektif, maka prinsip-prinsip pembelajaran harus diperhatikan. Prinsip tersebut meliputi partisipasif, relevan, repetitif (pengulangan), pemindahan, dan memberikan umpan balikmengenai kemajuanpeserta pelatihan. Semakin terpenuhinya prinsip-prinsip tersebut, maka semakin efektif suatu pelatihan.

Adapun latihan tersebut hendaknya memenuhi kriteria sebagai berikut.

1. Latihan memimpin kelompok menjadi salah satu faktor penentu bagi keberhasilan kegiatan gugus kendali mutu
2. Latihan di berikan secara bertahap, mula-mula diajarkan teknik-teknik yang paling dasar, sampai kelompoknya menjadi mantap
3. Latihan yang selalu diperbarui akan memberikan dasar agar kelompok tetap semangat
4. Pengenalan persoalan dapat dilaksanak oleh siapa saja dalam perusahaan dan mungkin merupakan hasil data keluhan konsumen, informasi manajemen, umpan balik pengendalian mutu, teknik dan perencanaan produksi
5. Seleksi persoalan.

Untuk melibatkan setiap orang, harus dipilih persoalan yang menjadi perhatian setiap orang, berhubungan dengan gejala-gejala yang dilihat setiap orang, dan mudah untuk di tangani.

 3.      Pokok-Pokok Kegiatan Program Gugus Kendali Mutu

Berkaitan dengan bahasan tentang pokok-pokok kegiatan gugus kendali mutu tersebut, berikut dikemukakan beberapa pendapat dari pada ahli tentang hal ini . Zainun (2001: 124) mengemukakan dengan istilah lingkup kegiatan gugus kendali mutu yaitu sebagai berikut.

“Tema atau proyek gugus kendali mutu adalah apa saja yang dapat menarik perhatian dan menjadi bahan telaahannya. Tema-tema itu pada umumnya adalah mengenai pekerjaan, sikap kerja dan lingkungan kerja. Satu proyek dapat ditentukan dan dipilih untuk jangka waktu tertentu. Pilihan itu kemudian diberitahukan kepada pimpinan, adapun yang dijadikan proyek untuk telaah namun yang penting bahwa proyek itu harus ada relevansinya dengan kemajuan dan perbaikan kerja.”

Investasi melalui program gugus kendali mutu ini memang bukan bersifat jangka yang terlalu pendek dirasakan manfaatnya, tetapi satu investasi jangka sedang dan jangka panjang. Namun, dapat dipastikan betapa banyaknya manfaat yang dapat dipetik dari program gugus kendali mutu ini antara lain:

1. Meningkatkan semangat kerja
2. Membaiknya semangat kerja sama dan kebersamaan
3. Meningkatnya jumlah dan jenis kegiatan gugus kendali mutu
4.  Meningkatnya daya guna, daya hasil, dan hasil guna organisasi
5. Meningkatnya mutu hasil organisasi
6. Mantapnya pemakaian dan kegunaan biaya
7. Meningkatnya tingkat kepuasan para pegawai

Adanya gugus kendali mutu dalam organisasi dapat memperbaiki citra pimpinan dan pengawas selain meningkatkan kesadaran para anggotanya sendiri untuk memikul tanggung jawab terhadap kelompok dan organisasi.

            Selain itu, dapat pula menjadi wadah pelatihan bagi para anggotanya. Mereka semakin bertanggug jawab secara bersama pula, pimpinan pun memperoleh pelajaran lebih dan semakin terdorong untuk membantu dan menunjang pertumbuhan gugus kendali mutu dilingkungan masing-masing. Gugus kendali mutu itu diakui benar-benar merupakan gugus kerja yang nyata guna dan manfaatnya.

Pokok-pokok  kegiatan gugus kendali mutu adalah:

1.   Sebagai pengembangan diri
2. Kegiatan dilaksanakan secara sukarela
3. Kegiatan bersifat kelompok bukan pribadi
4. Menerapkan teknik quality circle dengan bantuan metode-metode statistik sederhana seperti diagram Pareto, check list, histogram, control chart, dan diagram pencar
5. Permasalah yang dibahas berpijak pada tempat kerja masing-masing.
6. Keiatan gugus kendali mutu dilakukan secara berlanjut.
7. Kegiatan ini akan menghasilkan pengembangan bersama (kelompok) dan bukan pengembangan sendiri-sendiri (pribadi)
8. Kegiatan gugus kendali mutu menuntut kreativitas kelompok
9. Kegiatan gugus kendali mutu membutuhkan partisipasi setiap anggota circle
10. 10.  Pokok-pokok kegiatan gugus kendali mutu, menemukan masalah yang penting dan mendesak, serta mengadakan perbaikan perbaikan sistem yang sudah ada.

Gugus kendali mutu dibentuk adalah untuk meningkatkan taraf dan mutu kerja di lingkungan gugus yang bersangkutan. Perbaikan kerja pada dasarnya mempunyai makna sebagai peningkatan dan perbaikan mutu, baik mutu manajemen, mutu pelayanan maupun mutu unsur-unsur lainnya dalam organisasi seperti mutu prosedur, hasil kerja, lingkungan kerja, informasi, kemampuan pemecahan masalah, tata krama, penggunaan sumber-sumber, mutu pelaksanaan, penampilan, dan lain-lain. Dengan demikian, jelas bahwa liputan konsep gugus kendali mutu dalam rangka perbaikan mutu kerja itu sungguh amat luas. Suatu gugus kendali mutu pada hakikatnya adalah sekelompok pegawai dari suatu organisasi yang mengadakan pertemuan sesara tertib dan teratur.

Maksud pertemuan tersebut antara lain adalah untuk:

1. Menemukan masalah, mengkaji, menggali, dan mencari berbagai pemecahan masalah yang berkaitan dengan kerja mereka sendiri.
2. Mencari dan mengkaji berbagai kesempatan bagi perbaikan apa saja seperti uraian diatas, mengusulkan,dan melibatkan diri dalam melaksanakan usul-usul perbaikan tersebut.
3. Membantu satuan kerjanya  masing-masing dalam menyesuaikan diri terhadap perubahan yang terjadi yang akan berpengaruh terhadap organisasi sehingga memerlukan perubahan pada satuan organisasi.

Secara umum usaha pegendalian mutu terpadu ini memang bertujua untuk meningkatkan kualitas produk dan usaha penekanan biaya. Akan tetapi, selain itu ternyata upaya ini juga menghasilkan manfaat lain yang terwujud seperti.

1. Para pemimpin dapat belajar tentang bagaimana cara memanajemeni suatu kegiatan dengan baik dan mereka juga lebih mengerti bagaimana cara menilai kegiatan operasional berdasarkan fakta yang ditemukan;
2. Hubungan antar manusia secara moral telah dapat ditingkatkan, serta angka kehadiran dapat di perbaiki
3. Pengaturan operasional organisasi harus selalu diselaraskan dengan ide dasar pengendalian mutu yang terpadu
4. Suatu cara pemikiran tentang keselarasan dalam suatu organisasi telah kita miliki, hal ini mengakibatkan semakin menbaiknya cara kerja sama di antara berbagai unit dalam organisasi
5. Setiap pengurus organisasi dapat mengerti seluruh kebijakan organisasi dengan lebih baik lagi, sehingga dampaknya terhadap pengingkatan moral seluruh pegawai, dan peningkatan kemampuan masing-masing individu segera menampakan hasil
6. Peningkatan kesadaran terhadap manajemen.

Selanjutnya masih terkait dengan bahasan kegiatan gugus kendali mutu ini Hamzah (1991:62) mengemukakan sebagai beriku t:

“Penerapan teknik-teknik kendali mutu.Teknik-teknik kendali mutu dan bagaimana mempelajarinya. Karena teknik ada untuk digunakan. Teknik merupakan alat bukan tujuan pengendalian mutu. Bagaimana mengajarkan teknik kendali mutu. Bagaimana hubungan teknik kendali mutu dengan teknik-teknik lainnya”

Dalam kehidupan suatu organisasi juga terdapat semangat kerja sama untuk bekerja dalam gugus da keinginan untuk bekerja dengan prestasi setinggi-tingginya. Watak otoriter dan feodalisnya pimpinan, dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan untuk mendukung konsep gugus kendali mutu, konsep untuk mengajukan ide-ide dengan gagasan baru.